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杉並区荻窪の読書好きなボウズ税理士・公認会計士 守屋冬樹のブログ

自主管理のマンション管理組合のリアル、理事会運営の効率化は必須です!

time 2016/07/11

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自分は管理会社がいないマンションの副理事長を就任しています。そこで今回は理事会運営の効率化をテーマに投稿します。

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理事の意識を共通化!時間を掛けるのは最小限に留めよう

『役員といえども理事会運営だけに時間を掛ける訳にはいかない。』自分が恵まれていたのは役員になった全員がこの共通認識を持っていたことです。

理事になった全員が現役世代のため日中は仕事、家に帰っても家族との時間や自己投資、家事、体調管理のための時間も必要。
その残った時間をやりくりし対応を行っていくため、理事会運営の効率化について全員が問題意識を持っていました。

理事会資料を共有 Googleドライブを活用

マンションの理事会というと管理会社にお任せし、言われたことを決議するパターンが多いでしょうが、自主管理では誰にもお任せはできません。理事会用の資料は理事で作成するのですがGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントで共有化、役員に対して編集権限を与えるようにしていました。

スクリーンショット 2016 07 11 11 32 19

なぜその様にしたのかというと導入のメリットとして

・ネットを使える環境であれば適時修正可能
・有料のソフト(Excel、Wordなど)なくてもいい
・バージョン管理が簡単
・特定のひとりに作業が集中させないですむ(編集権限があれば修正可能)
・事前に議題を目にする機会を設けることで会議の決議が早く終わる

副理事といえど年は一番若いのが自分です。危険ですよね…(^_^;)

個々で出来る作業はそれぞれが行う方針にして、誰かが指摘し別の人が修正するなんて不毛なことがなかったのは良かったと思っています。

理事会資料を定型化

理事会資料の定型化も意識的に行っていました。

スクリーンショット 2016 07 11 10 51 43

毎回決まった様式に当てはめるだけで完成させます。

外部報告用ではないですし、理事会用の資料に綺麗さは求めていませんし、理事会用の資料はタイトルを変えることでほとんどそのままで議事録に出来るようにしていました。

また議事録にするために資料に追加で記載が必要なものも、提案者の細かい発言までは記録せず、各議題の可否や今後の持ち越し事項が分かればいいというレベルで割り切っています。

誤字脱字は理事会の参加者が気づけば修正しますが、優先すべきは限られた時間の中で議題の可否を判断し、議事録を作成すること。遅くとも理事会の翌日には議事録を署名押印まで終わらせるスピード感を優先していました。

ガードは必要!「理事だから○○を伝えておいて」を避けるようにする

理事以外の意見は提案者が理事会に来て発言をするようにしました。

その理由としては理事会で取り上げた議題は発言者とその説明内容その是非が議事録に残ること。
議事録は開催の都度区分所有者に郵送されてることもあり、理事会での安易な発言は出来ません。会議になれていない方にはハードルが高いです。

発言者は理事会の場に参加すると決める前には

・区分所有者が役員にアポなしで訪問、要望を一方的に告げ対応するように求められる
・区分所有者から営業時間中に電話連絡がくるが内容は世間話…
・役員外の意見はメールもしくは書面連絡で役員がとりまとめたが…文章の5W1Hが読み取れない
・携帯メールから送信されていて、PCから返信しても送信エラーとなる

個々に対応していては役員の時間はいくらあっても足りないと感じます。敷居を上げてガードを堅くする仕組化は必須ですよ。

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【編集後記】

マンションの役員の任期終了まであとふた月。
振り返ってみるとこの道のりは長かった…(>_<)

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この記事を書いた人

守屋冬樹(もりや ふゆき)
守屋冬樹(もりや ふゆき)
公認会計士、税理士。高校時代の出会いがきっかけで公認会計士を目指すと決意。2007年(22歳)高卒での公認会計士試験合格を実現。準大手監査法人に勤務しつつ2011年(25歳)公認会計士登録。2012年(26歳)税理士となり守屋冬樹税理士事務所を創設。

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書いている人

公認会計士・税理士 守屋冬樹

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東京都の荻窪にて会計事務所をやっています。

守屋冬樹税理士事務所のホームページはこちら

埼玉県出身
昭和60年11月5日生 血液O型
好きなものは音楽とアニメと甘いもの

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